¿Qué Registros Deben Mantener Los Empleadores Para La Verificación De Elegibilidad De Empleo I-9?
La verificación de elegibilidad de empleo es un proceso importante para los empleadores en los Estados Unidos. La Ley de Reforma y Control de Inmigración de 1986 (IRCA) requiere que todos los empleadores verifiquen la elegibilidad de empleo de sus empleados, y el formulario I-9 es el documento utilizado para este propósito. Los empleadores deben mantener registros precisos y actualizados para cumplir con los requisitos legales y evitar sanciones.
El Formulario I-9 y su Importancia
El formulario I-9 es una herramienta crucial para ayudar a los empleadores a verificar la elegibilidad de sus empleados para trabajar en los Estados Unidos. Este formulario debe ser completado por cada empleado nuevo dentro de los primeros días de trabajo, y es responsabilidad del empleador asegurarse de que se complete correctamente. El formulario I-9 requiere que el empleado presente documentos que demuestren su identidad y elegibilidad para trabajar, y el empleador debe verificar la autenticidad de estos documentos.
Además, el formulario I-9 debe mantenerse en el expediente del empleado durante el período de empleo y durante cierto tiempo después de que el empleado deje de trabajar para el empleador. La permanencia de estos registros es esencial para demostrar el cumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo ante las autoridades competentes.
Registros Que Deben Mantenerse Para Cada Empleado
Además del propio formulario I-9, existen otros registros que los empleadores deben mantener para cada empleado para cumplir con los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo. Estos registros incluyen:
– Copias de los documentos de identificación presentados por el empleado para completar el formulario I-9, como una licencia de conducir o una tarjeta de identificación emitida por el gobierno.
– Documentos adicionales utilizados para la verificación de elegibilidad de empleo, como una tarjeta de residente permanente o un permiso de trabajo.
– Cualquier documentación adicional requerida para empleados extranjeros, como una visa de trabajo o una autorización de empleo temporal.
Estos registros deben mantenerse de manera segura y accesible para los inspectores del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE, por sus siglas en inglés) en caso de una auditoría o inspección.
Mantenimiento de Registros Electrónicos
Con el avance de la tecnología, muchos empleadores optan por mantener registros electrónicos de verificación de elegibilidad de empleo. La ley permite que los empleadores mantengan copias electrónicas de los documentos originales presentados por los empleados para completar el formulario I-9, siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos.
Al mantener registros electrónicos, los empleadores deben asegurarse de que la información esté protegida contra acceso no autorizado, pérdida, daño o destrucción. Los empleadores también deben tener la capacidad de imprimir y proporcionar los registros en formato físico si es solicitado durante una inspección.
Requisitos de Mantenimiento de Registros
La Ley de Reforma y Control de Inmigración establece requisitos específicos para el mantenimiento de registros relacionados con el formulario I-9. Algunos de estos requisitos incluyen:
– Mantener el formulario I-9 para cada empleado durante al menos tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la terminación del empleo, lo que sea más tarde.
– Mantener copias de los documentos de identificación presentados por el empleado durante al menos tres años después de la fecha de contratación.
– Mantener cualquier documentación adicional requerida para empleados extranjeros durante el período de empleo y durante el tiempo especificado por la ley.
Es importante que los empleadores comprendan y cumplan con estos requisitos para evitar sanciones y multas por incumplimiento.
Auditorías y Inspecciones
Los empleadores deben estar preparados para enfrentar auditorías e inspecciones de sus registros de verificación de elegibilidad de empleo. Las autoridades competentes, como el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) y el Departamento del Trabajo, pueden realizar inspecciones para verificar el cumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo.
Durante una inspección, los inspectores pueden revisar los formularios I-9 y los registros relacionados, así como entrevistar a los empleados para verificar la autenticidad de los documentos presentados. Los empleadores deben estar preparados para proporcionar los registros solicitados de manera oportuna y precisa.
Consecuencias del Incumplimiento
El incumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad de empleo puede tener graves consecuencias para los empleadores. Las sanciones por incumplimiento pueden incluir multas significativas, pérdida de la capacidad para participar en programas gubernamentales, e incluso enjuiciamiento criminal en casos graves de fraude.
Además, el incumplimiento puede dañar la reputación de la empresa y afectar su capacidad para contratar empleados en el futuro. Por lo tanto, es crucial que los empleadores tomen en serio sus obligaciones de verificación de elegibilidad de empleo y mantengan registros precisos y actualizados para cumplir con los requisitos legales.
Conclusión
El mantenimiento de registros precisos y actualizados es fundamental para la verificación de elegibilidad de empleo en los Estados Unidos. Los empleadores deben comprender los requisitos legales y mantener registros adecuados para cumplir con estas obligaciones. Al hacerlo, los empleadores pueden evitar sanciones y multas, así como proteger la reputación de su empresa. Es importante que los empleadores se mantengan informados sobre los requisitos vigentes y busquen asesoramiento legal si tienen dudas sobre el cumplimiento de la verificación de elegibilidad de empleo.